船舶函电是船长业务的主要内容之一。收发和处理各类函电也是船长日常工作的主要内容之一。
船舶函电主要可分为业务类和事务类两大类。业务类函电一般具有固定的内容和固定的格式。事务类函电一般没有固定的内容和格式。
业务类函电大致可分如下几种：
1．船舶调度规程
调度规程适用于集团总调，船公司调度的船舶调度指挥。隶属集团的船舶,有关的业务函电内容和格式按调度规程要求执行。
1.1离港报
船舶离港后（包括装、卸货，过河，加油，避风等）2小时内，应向船公司发离港报。内容格式如下：(视情而定，先操船，后发报，决不能因急于发报而不顾操船，航行安全是第一位，切记！)
杂货船（散装船）
货载部分：S08B，装港/卸港，货类件数/吨数，危险品吨数/等级/国际编码特殊货类/吨数甲般重大件货物，装港合计件数/吨数
例，1
装杂货时：
S08ASEAGRACE/3FXB350V/SHA/L11211500LAF/2430AW/200AD/100F/3232D/160W/3000810/0840E12041800LGLADSTONES08BSHA/GLADSTONEGC.8552P/13000TDC/100P/280TINCL200T/4.1/271780T/8.0/2834SC/NILTTL/8652P/13280T
装散货时：
S08ASEAGRACE/3FXB350V/DAMPIER/L11032300LF/2432D/100FW/2401723/1730E11131800LBEILUNS08BDAMPIER/BEILUNIRONOREFINES/83000MTLUMP/50000MTTTL/135000MTHATCHWISEH.1/H.2/H.3/H,4/H.5/H.6H.7H.8H.9TTL/135000MT
其中卸货时只发卸货吨数即可，如S08ASEAGRACE/3FXB351V/SHA/D11211700LAF/2800F/3200D/100FW/2400750/0810E12031900LGLADSTONES08BDISCHARGEDCARGO135000MT
报中，AF，AD,AW分别为加重油数量，加轻油数量，加淡水数量，F,D,FW分别为存重油，轻油，淡水数量，L为装货D为卸货
1.2航次结束报
例：S05ESEAGRACE/3FXB350V/SHA0011211430LF/3000D/100FW/240280H3320M153000MT/MXMT
1.3船位报
船舶在航行中应向公司报告正午船位（船钟1200时）远洋航线每两天一次，同时预报24，48小时船位。近洋和沿海航线每天一次，并预报24小时船位。同时可根据具体情况，随时加报船位，如气象恶劣，特殊情况等。内容S12A船名/呼号/代码船位月日时分纬度/经度航向/航速主机日耗油/副机日耗油/主机转数气压/气温天气/风向风力/浪级预24，48小时船位
例：S12ASEAGRACE/3FXB312011200L1354N/14126E141/13.039/2.5/721013/28B/SE5/4E241210N/14310EE481010N/14021E
1.4抵港预报
例：TO:PENAVICOQINGDAO
FM:M.VSEAGRACE
DD:10.OCT.00
M.VSEAGRACE/3FXB3ETAQINGDAOPILOTSTN1400L/16OCTDRAFTONARRIVALF/12.00MA/12.10MPLSKINDLIARRGPILOTREQUIERFW/200MTANDADVANCECASHOFRMB50000(FIFTYTHOUSAND)ONARRIVALPLSKINDLYARRANGEMENT
B/RGDSMASTER
1.5抵港确报
例：TOPENAVICOQINGDAO
FMM.VSEAGRACE
DD10.OCT.00
M.VSEAGRACE/3FXB3FIRMETAPILOTSTN1430L/11.OCTPLSKIDLYARRGPILOT
B/RGDS
MASTER
1.6抵港报
船舶抵港后，根据不同情况要向船公司发抵港动态报
1.6.1抵港后直接靠泊者，内容
例：S10CSEAGRACE/3FXB3DAMPIER10280900L0785/0805F/2850D/100FW/80
10280730LPILOTON
10280920LHOLDSINSPECTIONALLPASSED
10280930LLOADINGCOMMENCED
ETC/D10292000L
1.6.2先抵锚地等泊者，内容
例:S10DSEAGRACE/3FXB3GLADSTONE12041950L0880/0880F/2841D/61FW/200
PSTN2345S/15234ES8/22/S.M
ETB18/DECDUETOCARGODELAY(ORNOARRANGE/AWAITINGBERTH/LOADATANCHORAGEETC)
1.7分舱报
船舶装货结束，开航后可将分舱报与离港报作为一分报发出，（见离港报）若是多货种，多港卸，则分别注明。
例：H.1/UPDAMPIER/BEILUNLUMP/4000MTLOWDAMPIER/SHAFINES/8000H.2/DAMPIER/BEILUNLUMP/14000H.3/UPDAMPIER/BEILUNFINES/8000LOWDAMPIER/SHALUMP/5000
DAMPIER/BEILUNFINES------MTDAMPIER/BEILUNLUMPMTTTL-------MT
DAMPIER/SHAFINES------MTDAMPIER/SHALUMP------MTTTL-------MT
ALLTTL---------MT
此报在适当时候给代理发出即为分舱报，一般若无特殊要求，在给代理的第二或第三分报中发出即可。可视航程长短而定.
3.1交船电报:
例：
TO:HANJINSHIPPING(当前租入船东)
TO:BOCIMARNV(当前租出船东)
CC;COSCOQD(第一船东)
CC:GOODTURN(高雄代理，有关方)
DD:19.OCT.00
SUBJECT:DELIVERYATKAOHSIUNG
GOODDAY
THEM.VSEAGRACEDROPPEDLASTOUTSEAPILOTATPORTOFKAOHSIUNGAT
1400LT(0600GMT)HRSON19.OCT.00ANDDELIVERYTHEVESSELTOTHEMESSRSHANJIN
SHIPPINGACCORDINGTOTHETERMSOFTHETCTC/P
ROBWHENDELIVERYIFO/3356.2MTMDO/64MT
3.2还船电报
当期租结束后，应按合同规定，向各船东，尤其是当前还船和接受还船的船东及有关方发还船电报.
TO:BOCIMARNV
TO:HANJINSHIPPING
CC:COSCOQD
CC:PENAVICOSHANGHAI
SUBJECT:REDELIVERYATSHANGHAI
THEM.VSEAGRACEDROPPEDLASTOUTSEAPILOTATPORTOFSHANGHAIAT
2130LT(1330GMT).ON21.NOV.00ANDREDELIVERYTHEVESSELTOTHEMESSRSBOCIMARNVFMTHEMESSRSHANJINSHIPPINGACCORDANCEWITHTHETERMSOFTHETCTC/P
ROBWHENREDELIVERYIFO/3295.6MTMDO/61MT
3.3期租后给租家的第一份电报
期租后给租家的第一份电报应当客气一些，以便给对方一个初步的印象，便于以后的合作，这一点很重要。就象两个人第一次见面一样。当然，这样做不是规定要求。
MRERIKGELLY
FM:M.VSEAGRACE/3FXB3
DD:20.OCT.00
GDDAY
THISISM.VSEAGRACEFULLRECEIVEDYRGDTLXMSGWITHTHETCTVOYINSTRUCTIONSNOTEDANDMANYTHKS
WEAREVERYPLEASURETOJOINYRGDFLEETANDCO-OPERATIONWITHYOUANDYOURGDOFFICE
WELOOKFORWARDTOHVANICECO-OPERATIONDURINGTHETCTPERIOD
THEEACHITEMSINYRGDINSTRUCTIONSTOBEFULLCARRIEDOUT
ETAPORTHEDLAND2000L/27.NOV
3.4给代理的第一份报
同样，给代理的第一份报也有一个给人第一印象的问题，同样要客气一些.同时第一份报可将船舶的状态，概况大体作一介绍。
3.5苏伊士运河预定过河电报
通过苏伊士运河，需提前5天，附近港口不能少于48小时，预定过河。预定过河电报一般发给运河代理，也可直接发给运河当局，或运河局与代理都发。内容：
1.船舶种类，船名，呼号，国籍
2.所装货物名称，数量，危险品货物名称，级别，编码，数量
3.上一寄港，下一寄港
4.登记总吨，净吨。苏伊士运河识别码，苏伊士运河总吨，净吨，载重吨，船宽。
6.船员人数，健康状况
7.船上是否有运河灯及VHF，是否租用带缆艇。
9.要求安排引水和编队过河
TO:HETHERINGTONKINGSBURY
MRJOHNPARKS
DD:22.NOV.00
THISISM.VSEAGRACECALL/3FXB3PANAMAFLAGSAILEDFMSHANGHAIINCHINAWITHBALLASTCONDITIONSTOGLADSTONETOLOADCOALINBULK150000MT10PCTMOLOO
ANDWEAREVERYPLEASURETOHVBEENNOTEDTHATYOUAREOURBESTAGENTATTHELOADPORT
ETAGLADSTONE1600L/03.DEC.00
THEVESSEL’SFULLCONTACTDETAILSASFOLLOWS:
TLX:
FAX:
TEL:
3.6巴拿马运河预定过河电报
过巴拿马运河需提前48小时办理预定手续，预定电报可发给代理，或直接发给运河局，或两家都发内容：
AIFA船舶巴拿马运河识别码
CHARLIE预抵吃水（注意：使用英制，并注明前后）
DELTA自上次挂靠运河区后，船舶国籍结构等有无变化
ECHO船舶是否需在BALABOA或CRISTOBAL停留及原因，如需装卸货或加油水，则需告各种数量，是否还有其他原因到后不能做好过河准备
FOXTROT载有何种甲板货并告其性质
GOLF如果为油轮，则告其所载货物名称，级别。告油气尚未清除的每个空舱内上次所载货物的名称级别
HOTEL如果船上现载有爆炸品货物，说明每种的级别和数量
INDIA办理移民和检疫手续资料，包括：
1.是否要办理电报检疫许可证
2.说明在抵达运河区前15天内所挂靠的港口
3.报告船上各种传染病病历及病情
4.船舶离开上一港口后，船上有无人员死亡，及人数，原因
5.需接种天花的人数.
6.需离船的旅客人数及离船港口.
7.船上有无偷渡人员，说明各个港偷渡的人数，并就每个偷渡人员的身份做简要说明
8.船上有无各种动物，是否需在运河区离船
9.船上所有肉类的出产国，并说明是船舶伙食还是货物
10.在本航次中，你轮是否挂靠过任何传染牛羊口蹄疫的或牛痘的国家港口
11.船上是否有抵达前180天内颁发的有效的除鼠或免予除鼠证书
在以上项目中，没有的用NONE或NEGATIVE回答
TO:COSCOPACIFIC(AGENTNAME)
FM:M.VFUNINGHAI
DD:18.NOV.00
PLSKIDLYNOTETOCANALOPERATIONCAPTAINTHEMSGASFOLLOWS
ALFA//PCIDNRS262056
BRAVO//ETACRISTOBAL(ORBALABOA)1500L/20.NOVANDARRGTRANSITTHECANAL
CHARLIE//F/3709A/3710FT
DELTA//NEGATIVE
ECHO//NEGATIVE
FOXTROT//NIL
GOLF//WHEATINBULK
HOTEL//NIL
INDIA//1/REQIER2/HOUSTON3/TO/8NEGATIVE9/ALLMEATFMCHINAANDORIGINSHIP’SPROVISIONS10/NEGATIVE11/VALID
上述两份电报内容格式可查BANP287.
3.7某些港口及引水站对抵港有特别要求，其格式和内容可查《进港指南》及无线电信号表即
GUIDETOPORTENTRYB.ANP286287
3.8各有关国家的救助报内容和格式可查B.ANP281
4．对各种电报的发送内容和格式感到困难时，可通过下列方法解决
4.1查阅各种资料
4.2查阅《进港指南》和有关无线电信号表，即GUIDETOPORTENTRY/B.ANP286/NP287/NP281
4.3查阅以前的电报底稿
船长最主要的职责之一就是保管和管理船舶证书，使所有有关的船舶证书始终保持在有效期内.否则，将造成船舶处于不适航状态而不能进行航行和营运.
船舶主要必备证书有下列几种：
1.船舶登记证书
SHIP‘SREGISTRYCERTIFICATE
该证书又称为《船舶国籍证书》，是船舶的户口薄.是由船旗国政府主管机关颁发.在中国，挂中国国旗的船舶，由中国港监颁发.在哪个港口的港监进行船舶登记，就由哪个港口的港监颁发.
该证书的有效期限各国颁发的不等.中国港监颁发的一般为十年.在此期间，若船舶不改变船东或改变船籍港，则不需进行年度或期间检验.
2.船舶国际吨位证书
INTERNATIONALTONNAGECERTIFICATE（1969）
该证书颁发的依据是《1969年国际船舶丈量公约》.证书上载明了船舶的总吨（GROSSTONNAGE
即GRT）和净吨（NETTONNAGE既NET）.该总吨和净吨是船舶向船旗国交纳税金，以及向各所去港口交纳各项费用和税金的依据.
该证书在船舶规范没有改变的情况下长期有效，也不需要年度检验和期间检验
3.船舶最低配员证书
MINIMUMSAFEMANNINGCERTIFICATE
该证书由船旗国政府主管机关颁发.在中国由中国港监颁发.证书上载明了船舶各级职务人员的配备所要求的最低数量标准.
该证书有效期一般为两年或四年.
以上证书一般称为政府法定证书.由船旗国政府颁发.
以下证书一般称为法定技术证书,由入级船级社颁发.
4.船体入级证书
CLASSIFICATIONCERTIFICATEFORHULL
该证书与轮机入级证书共称为船级证书.由船舶入级的船级社签发.有效期为五年.每五年进行一次船舶特别检验，换发新证书，特殊情况下，应船东要求，可以展期三个月.在五年有效期内，每年必须进行一次年度检验，并在签证栏内进行年度签证.否则将失掉船级.
5..轮机入级证书
CLASSIFICATIONCERTIFICATEFORMACHINERY
6.国际载重线证书
INTERNATIONALLOADLINECERTIFICATE
该证书有效期为五年，每年进行年度检验和签证
7.货船安全构造证书
CARGOSHIPSAFETYCONSTRUCTIONCERTIFICATE
8.货船安全设备证书
CARGOSHIPSAFETYEQUIPMENTCERTIFICATE
该证书带有附件FORME是该证书的支持文件，应与该证书放在一起保存.附件中载明了船舶所配备的所有救生设备.船舶所载最多人数受该附件规定人数的制约.
9.货船安全无线电证书
CARGOSHIPSAFETYRADIOCERTIFICATE
该证书带有附件FORMR，是该证书的支持文件，应与该证书一起存放.附件内载明了本船所有通讯设备.
10.国际防止油污染证书
INTERNATIONALOILPOLLUTIONPREVENTIONCERTIFICATE
该证书带有附件FORMA，是该证书的支持文件.附件内载明了本船所有的防油污染设备，如，焚烧炉，油水分离器，污油水柜的名称，数量，容积等.注意，附件内所载污油水柜的名称，数量，容积等一定要和船舶实际，船舶图纸，轮机长的油水记录薄完全相符，特别在接新船时要注意核对.
11.防止生活污水污染证书
SEWAGEPOLLUTIONPREVENTIONCERTIFICATE
该证书是根据MARPOL73/78公约，油船舶入级的船级社签发.目前尚未生效.但即将生效，现在有些国家以经有了严格的要求，如中国的上海港，黑海沿岸国家，巴西等.证书.有效期为五年.每年进行年度检验签证.证书内载明了生活污水处理装置的种类，（如粪便柜，污水处理装置）性能，容积，各项技术指标等.
12.除鼠或免预除鼠证书
DERATTINGORDERATTINGEXEMPTIONCERTIFICATE
该证书的办理不需通过公司，只要船长通知当地代理按排，由港口卫生当局（卫生检疫部门）上船办理即可.
13.安全管理符合证明（副本）
DOCUMENTOFCOMPLIANCE
该证书又称为‘’DOC‘’证书。签发的依椐是1974年SOLAS公约1994年五月24日修正案附则中新增的第九章，即.IMO.A.741（18）号决议通过的《国际船舶安全营运和防止污染管理规则》，简称《国际安全管理规则》或《ISM规则》.（即INTERNATIONALSAFETYMANAGEMENTCODE）
该证书的签发机关是船旗国政府主管机关，主管机关认可的机构，或接受主管机关的请求的另一缔约国政府.该证书先由发证机关对船公司进行审核，认证，认为该公司已经按《国际安全管理规则》进行了管理，并符合规则的要求，然后向船公司签发该证书.
某远洋公司的‘’DOC‘’由中国船级社签发.“DOC“由保存部门为安全质量办公室.
14.安全管理证书
SAFETYMANAGEMENTCERTIFICATE
该证书简称为“SMC“证书.与”DOC“证书相符相成.签发的依椐和签发机关完全相同.
该证书只有在船公司取得“DOC“证书的情况下，经发证机关对船舶经过审核，认证，认为符合《国际全管理规则》，向船舶签发.是船舶按《国际全管理规则》要求，运行安全管理体系有效的证明文件.
该证书只有同时持有船公司“DOC“副本情况下才有效.
青岛远洋公司的船舶挂中国国旗的，该证书由中国港监签发，挂方便旗的由船级社签发.
15.装载固体硬货符合证书
CERTIFICATEOFCOMPLIANCEFORTHECARRIAGEOFSOLIDCARGOES
该证书不是所有船舶的必备证书.只是根椐：“BCCODE”对承运散装硬货的船舶有所要求.
16.装运危险品符合证书
------SPECIALREQUIREMENTFORSHIPCARRYINGDANGEROUSGOODS
该证书不是所有船舶必备证书.只是根椐国际危规要求，可以装运危险品的船舶有所要求.证明该船可以装运某些级别的危险品.该证书没有固定的有效期限规定.也不需要年度签证.也可以临时办理.
17．起货设备证书及签证薄
CARGOGEAREQUIPMENTCERTIFICATE
货船起货设备是指用于船舶货物装卸的起重设备，包括吊杆，重吊，克令吊等.该证书有效期为四年，经特检后换发新证书.每年进行年度检验.进行实际荷重试验.并在签证簿上进行检验项目签证.
18．电台执照
该证书悬挂于电台，长期有效，无需检验和签证.上面载有本轮的无线电交费账号.
另外，船长还需要了解和保管好某些专用的有关证书或证明，有便备查和使用，如：
1.苏伊士运河吨位证书
SUEZCANALSPECIALTONNAGECERTIFICATE
该证书由船级社代表苏伊士运河当局签发.上面载有包括苏伊士运河总吨，净吨在内的各项专用数椐，如船舶规范没有发生改变，长期有效，无需检验和签证.
2.巴那马运河吨位证书.
PANAMACANALSPECIALTONNAGECERTIFICATE
该证书由巴拿马运河局直接签发或由船级社代表运河局签发.如船舶规范没有变动，则长期有效，也不需检验和签证.内载有巴拿马运河专用总吨和净吨及运河识别码.
3.船舶保险单(副本)
HULLINSURANCEPOLICY(COPY)
一年一份，公司航运部门办妥后寄船
4.美国油污染财务责任证书
VESSELCERTIFICATEOFFINANCIALRESPONSIBILITY（WATERPOLLUTION）
赴美船舶必需办理，由航运部门办理寄船.不去美国的船舶不需办理.当船舶接到去美国的任务时，要首先检查船上有无该证书，是否在有效期内，若没有或已经过期，应及时告公司航运部门办理.该证书在加拿大和巴那马同样有效.
5.船舶油污应急计划
6.船舶垃圾处理计划
SHIP‘SGARBAGEMANAGEMENTPLAN
该计划是根椐MARPOL73/78所制定，由船长保存，大副具体负责实施.
7.船舶压载水管理计划
SHIP‘SBALLASTWATERMANAGEMENTPLAN
该计划是根椐MARPOL73/78制定.该计划具体由大副负责实施
8.船舶签证薄
9.船舶海关监管薄
本监管簿适应于挂中国国旗的船舶.船舶无论是进境，出境还是在中国境内港口之间航行，抵港后，开航前，都要按薄内的内容填写后，到海关办理签证.在中国境内航行时，次簿代替关封.
10.各种收费证明：如方便旗船的船旗国吨税收椐，所去各港口国的吨税收椐.（中国的TONNAGEDUESCERTIFICATE，澳大利亚的QUARTERLYRECEIPTFORMARINENAVIGATIONLEVY，
MARINENAVIGATION（REGULATORYFUNCTIONS）LEVYAND/ORMARINEPOLLUTIONLEVY.英国的LIGHTCERTIFICATE等等.）
11.各港口国PSC检查报告和船旗国检查报告.对挂中国旗的船舶，船旗国检查是中国港监所发的专用《船舶安全检查记录薄》
随着航运业的发展，各种新的公约和修正案也会不断产生，伴随的证书也会越来越多.船长要不断的熟悉新的东西，以便使各种证书能及时的更新，始终保持在有效期内.
抵港
3.1抵港前：
1）按照航次指示中的要求，按时向所抵港代理（如果需要或港口有要求应同时向港口当局、引水站等）发出抵港预报和确报。
3）抵港前认真查阅有关所抵港口资料介绍，特别是查阅进港指南（GUIDETOPORTENTRY）了解所抵港口的具体情况，如需呈交的文件，锚地介绍，引水业务船舶报告等规定。同时，仔细查阅英版无线电信号书<
4）提前将抵港联检所需呈报的文件资料准备好，以免联检时引起忙乱，所呈交的文件和报表在《GUIDETOPORTENTRY》中的《DOCUMENT》栏目下介绍
5）在抵港前尽可能从代理处获取船舶抵港后的动态，是直接进港靠泊还是先在锚地等泊等有关信息，以便提前做好有关按排。
现在大多数国家，港口的代理都给船上回报，在报中会将船抵港后的动态告诉船方。但是，中国除宁波外代以外，各港外代很少，几乎不给船上任何回报.
8）如需要到锚地抛锚等泊时，按照港口方面有关指示要求，选好锚位，抛锚后及时向港口当局或引水站报告锚位，听取指示，并向公司、代理及有关方发出抵港报.按要求向代理以电报形式递交装卸准备就绪通知书（NOTICEOFREADINICE
3.2抵港手续－联检
抵港联检是世界各国都强制实施的.但各个国家的具体做法皆不一样。
除中国和新加坡外，国外各国一般没有在锚地进行联栓的做法，皆是在靠泊后进行.参加联检的主要有下列四方：港口当局、海关、移民局（中国为边防检查站）、卫生检疫部门.但并不是所有国家上述四方都到船参加联检，各国情况不尽相同。
一般比较发达国家，象欧洲国家，抵港后只是代理一人和海关上船，其余三方并不上船，而由代理将所需文件报表，带岸代办.而且，海关也不是一靠泊就来，而是在靠泊期间到船，对有关报表登记，签证.澳大利亚则是：只有海关和代理靠泊后同时上船办理海关手续。
南美的巴西和委内瑞拉，是海关、移发局、卫检、港口当局皆在靠泊后即刻上船联检。
美国的联检特别，主要是移民局上船，对照船员名单，海员证，对船员逐一查对，其余由代理代办，海关不上船.南非是移发局，海关靠泊后到船，港口当局不上船由代理代办。
中国的联检现在有所改进，比以前有所简化，除抵港后先由卫检人员进行卫生检疫手续外，其余手续皆由代理带岸代办（秦皇岛除外，仍是四方人员大部队上船）联检一般都在锚地进行.
特别注意的是抵中国港口的方便旗船.尽管是挂方便旗的中国船，尽管全部都是中国人，却享受外国人的待遇.卫检通过后，边防检查站手续末办妥，任何人员都不能上下，不能进行任何港口作业。
联检所呈交的文件，各国有所不同，但皆大同小异，除带有共性的以外，各国还额外有自己的规定，基本文件如下：
1.总申报表GENERALDECLARATION
2.船员名单CREWLIST
3.保税库清单BONDEDSTORELIST
4.船舶舱库清单，包括物料和伙食仓库SHIPSSTORELIST
5.船员个人物品清单CREWDECLARATIONOFCREWSPERSONALEFFECTS
6.旅客清单PASSENGERLIST
7.药物和麻醉品清单DRUGANDNARCOTICSLIST
8.武器清单FIREARMSANDAMMUNITIONSLIST
9.注射清单VACCINATIONLIST
10.航海健康申报表MARITIMEDECLARATIONOFHEALTHY
11.货物舱单CARGOMANIFESTS
12.靠港清单PORTLISTOFCALL
上述文件中，其中总申报表，船舶保税库清单,船舶舱库清单，船员名单，个人物品清单，航海健康申报表，是各个国家都要提交的.其余文件有些国家港口是只有在船舶适用的情况下，才填报。如不适用，则不填报.但有些国家港口则全部需要填报，若没有，则填写NIL。如：旅客、武器等清单。
一般保税库和船舶舱库清单各国都有自己的专用表格。
除上述外，有些国家还有自己的特殊规定表格，如：巴西EPIRB资料报表，南非的偷渡者名单STOWAWAYLIST
关于船员名单：
除香港、美国和澳大利亚,日本,台湾等是本国专用表格外，其余国家一般采用IMO标准自制表格。美国和澳大利亚船员名单的排列顺序，不按职务而是按名字英文字母的顺序.值的注意的是：如去美国港口，则船员名单须在驶美前一个港口做好，联同签证申请，一起交代理送美使馆签证，并邮寄美国第一个预抵港代理.这样，抵美港口后，美移民局只有在收到经美使馆签过证的船员名单，才能在联检时向船上签发船员登陆证，否则，不签发登陆证，船员不准登陆.
船员物品清单和舱库清单，澳大利亚、英国法国荷兰,日本等国为本国专用表格，其余国家一般为自制表格即可。
澳大利亚现在实行提前办理抵港手续,称为pre-arrivalreport.要求船舶提前48小时将各种所要求的港口手续报表传真代理,办理抵港手续.具体的报表见后面附表.
关于卫生检疫：
关于卫生检疫，世界各国执行情况区别很大。
但是巴西例外，巴西也实施无线电报检疫，该检疫电报项目繁杂，内容广泛，代理会事前电告船上需报告的内容，需提前72小时发给代理。
无线电检疫通过后，靠泊时，卫栓人员仍然要上船办理卫检手续，而且抵港时，无论无线电检疫是否被通过，都需要悬挂“Q”旗，只有当靠泊后卫栓登轮人员手续结束，“Q”旗方能降下，人员才能上下，需特别注意.同时，需提供压载水全部资料.所用为专用表格。
3.澳大利亚的无线电报检疫有异于任何国家，检疫电报需用传真发出，为专用表格。内容包括两部分：
1.常规内容。
2.压载水详细资料。
在抵港前12－24小时之间发给代理。具体表格见附表
为抵港后各种手续顺利进行，抵港前，事先按要求逐一填妥各种报表，签字、盖章，不致造成联检时的忙乱。为了下次使用方便，抵港后可向代理及有关方面索取有关空白报表，以备后用。若所抵港口没有备用的空白表格，要事先将可能填报的各种资料、数据准备好，以便抵港填报时使用方便。
苏伊士运河
苏伊士运河从2000年起实行新的有关报表格式，并增加了新的报表。
过河手续的办理。
南端（SUEZ）有三个锚地，内锚地，也叫编队锚地，等待锚地，也叫“C”锚地，超大型船，吃水超过13米船锚地也叫“V”区锚地。
吃水小于13米船，先抵等待锚地（C区）然后，由引水员引至内锚地，办理手续，进行编队，若内锚地已满，则在等待锚地办理手续，进行编队，第二天由等待锚地上引水直接过河.超大型船，吃水超过13米船在“V”区锚地办理手续，进行编队，第二天锚地上引水直接过河。
SUEZ一端的北上船队，皆在锚地办理过河及联检手续，上船办理手续的人员有：港口官员（HARBORMASTER），进行例行检查，主要是索取礼品.运河局电工，对船上的运河灯进行检查。运河局官员（CANALINSPECTOR），核对船舶运河吨位证书，办理运河过河手续，首次过河船舶该官员对船舶实施丈量，办理证书.代理.卫检官员（QUARANTINE）（但2001年2月过河时卫检没上船，据代理讲，从2000年始，卫检已不上船，但代理方面增加了海关，移民局方面的报表）。
所填报的报表
代理：
1.代理表格：OUT/HOME（交代理，也可将有关资料准备好，由代理填写.专用表格）
3.统计资料申报：STATISTICALDECLARATION.（交代理.专用表格）
4.有关船舶文件摘录资料表：INFORMATIONCONCERNINGASHIPEXTRACTEDFROMIT’SOFFICIALDOCUMENT（一式两份，代理，运河局官员各一份.专用表格）
5.过河资料：INFORMATIONCONCERNINGVESSELTRANSITINGSUEZCANAL.（交运河局官员.专用表格）
6.双层底油柜使用申报表：DECLARATIONCONCERNINGUSEOFDOUBLEBOTTOMTANKSANDLOWERPARTSOFHIGHTANKS（一式两份，代理，运河局各一.专用表格）
7.船员名单CREWLIST（代理，运河局，卫检.自制表格）
9.船舶舱库清单：SHIP’SSTORELIST（新增项目，交代理转送海关，自制表格）
10.船员个人物品清单：CREWDECLARATIONOFCREWSPERSONALEFFECTS
（新增加项目.交代理转送海关，自制表格）
11.舱单CARGOMANIFEST（代理，运河局各一）
12.国籍证书REGISTRYCERTIFICATE(代理带岸，运河另一端还船)
13.航海健康申报表MARITIMEDECLARATIONOFHEALTH（交卫检，专用表格.卫检签发检疫通过单2份，1份留船，1份过河时交第一个引水）
14.船员注射清单VACCINATIONLIST（交卫检.自制表格）
离港：
一般情况离港手续比较简单，现在绝大多数国家，包括欧美各国离港时，只是代理一人上船办理各种手续，各方人员不再上船.船舶离港，船舶所需签署的单证相对较多，主要有：
1.提单：BILLOFLADING（只有装港签署）
2.装卸准备就绪通知书：NOTICEOFREADINESS
4.还有各种港口使费收据.对各种收据，尤其费用方面收据要认真仔细审核。
注意：离港时，最主要的问题要拿到下列两个文件：
1.舱单：（只有装货港有）MANIFEST
这是船舶所承运的货物的保证，若是没有舱单，船上所装运的货物就是违法走私。
2.离港证：PORTCLEARANCE
该证也叫“结关证明”，证明该轮在本港一切法定手续已办理完毕，没有任何遗留问题，开航是合法的，否则，将是非法开航。
上述两个文件需很好妥善保管，到任何港口需交验舱单，有些港口也需交验上港的离港证。
同一国家内的两港之间航行
在中国境内两港之间航行
挂五星红旗船舶，无论离/抵港皆不需办理出/进手续，但要进行船舶签证，持船舶海关监管薄，开航前到所离港口海关签证，抵港后到所抵港口海关签证。
持港监签证本，船员名单，专用签证有关报表到所离港港监办理离港签证，到所抵港港监办理到港签证（一般到港监监督站）.方便旗船，需办理出/进口联检手续，港监的有关报表需按出口要求重新填报.
注意不要忘记，离港前从所离港口拿到海关的“关封”和边防检查站的“边封”，抵下港后，将上述两个文件通交所抵港海关和边防。
附澳大利亚海关报表,卫检报表(常规报表和压载水报表),巴西卫检报表(含压载水报表)。