公文基础知识一、法定公文的概念、特点、种类和作用（一）概念行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
（二）法定公文的特点1.宗旨的政治性；2.体式的规范性；3.内容的权威性；4.特定的处理程序；5.作者读者的法定性。
（三）法定公文的种类1.公文种类的划分（1）按《国家行政机关公文处理办法》规定分类，共有13种，具体如下：1）命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布实施重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
2）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。
3）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
4）通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
5）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
6）通报适用用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
7）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
8）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
9）请示适用于向上级机关请求指示、批准。
10）批复适用于答复下级机关的请示事项。
11）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。
12）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
13）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。
有相同内容文种的区别：命令（令）、决定、通报都可以对好人好事给予表奖，怎样区别使用呢？首先，在《办法》中，使用了不同的词语。
命令是“嘉奖”；决定是“奖惩”；通报是“表彰”。
词语用的不同，内涵则不同。
其次，由于所用词语不同，表现出奖励的规格就不同。
再次，决定不仅能奖励先进，还能惩罚错误。
相近文种的区别：公告与通告不同点：从使用者看：公告的制发者是国家高级机关；通告各级行政机关、部门及社会团体均可使用。
从公布的内容看：公告内容的重要性大于通告；通告主要发布应当遵守或周知的事项。
从公布的范围看：公告面向国内外，范围广；通告用于局部范围。
通知与通报不同点：通知的内容侧重于直提要求，必须有下步意见；通报的内容侧重于说明、介绍情况，可以提出下步要求，也可以不提任何要求。
通告与通知凡是向社会公开告知人们应遵守某一事项用“通告”；内部行文告知下级应办理某一事项，用“通知”。
（2）按行文关系分类1）上行文如：报告、请示、意见等。
2）下行文如：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、批复、意见、会议纪要。
3）平行文如：议案、函、意见。
2.怎样正确选用公文文种？（1）从行文对象上考虑文种的选择（2）从行文目的上考虑文种的选择（3）从公文内容上考虑文种的选择（4）从对文件处理上考虑文种的选择二、公文规范公文用纸及版面尺寸公文用纸幅面尺寸采用国际标准A4型：297mmx210mm（长x宽）天头（上白边）为：37mm订口（左白边）为：28mm版心尺寸为：225mmx156mm（不含页码）公告、通告用纸大小，可根据实际需要确定。
1.眉首红色反线：是眉首与主体的分界线。
上行文为135mm，下行文为105mm。
红色反线宽约0.5mm，长度与版心等宽（156mm），是一条红色的细实线。
（1）发文机关标识1）构成由发文机关全称或规范化简称后面加上“文件”二字构成。
2）说明①如果是联合发文，发文机关的名称可按顺序上下排列。
②如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
③联合行文，也可以只使用主办机关的“发文机关标识”。
④各级地方政府的“发文机关标识”的字体号要小于国务院的“发文机关标识”的字号，推荐使用小标宋体字。
用红色标识。
3）格式发文机关标识，下行文上边缘至版心上边缘为25mm，上行文为80mm。
（2）发文字号是发文单位对一年中所发文件的统一编号。
由发文机关代字（即发文机关名称的简写）、发文年度、本年发文顺序号三部分组成。
2）说明①党政机关的代字一般用“XX发”；业务部门的代字用“XX字”。
②发文年份应写全称，用六角括号扩起来，不可用圆扩号。
③序号是发文的顺序号（流水号），不编虚位（如“2”不编写成“02”）不加“第”字。
年份、序号用阿拉伯数码标识。
④联合行文只标主办机关的发文字号。
党政机关联合行文，一般只标明党的机关的发文字号；政府与军队、人民团体联合行文，只标政府机关的发文字号。
⑤发文机关的代字字数应限制在五个字以内，最好是两三个字。
3）格式发文字号写在发文机关标识下空两行，用3号仿宋体字，居中排布。
（3）公文份数序号是将同一文稿印刷若干份数时每份公文的顺序编号。
用阿拉伯数码顶格标在公文首页版心左上角第一行。
此项内容只有涉密公文使用，一般公文不用。
（4）秘密等级、保密期限秘密等级分为：秘密、机密、绝密。
秘密公文除标明秘密等级外，还要写明保密期限。
国家机密的标识为五角星，五角星前为密级，后为保密期限。
“保密期限”与“密级”一起顶格标注在首页版心右上角第一行。
“密级”与“保密期限”之间用五星隔开。
用3号黑体字。
如只需标识秘密等级，标识的位置相同，只是两字之间空1字。
（5）紧急程度紧急公文分为：特急、急件。
顶格标注在公文首页版心右上角第一行，两字之间空一字。
如遇到“秘密等级”和“紧急程度”需同时标注时，版心右上角顶格第一行先标“秘密等级”，第二行标“紧急程度”。
均用3号黑体字。
（6）签发人此项内容仅限上行文中使用。
签发人标注在红色反线右侧，用3号仿宋体字标注，后加冒号，冒号后面用3号楷体字标注签发人姓名。
签发人姓名居右空1字。
凡标注签发人的公文，发文字号不再居中，与签发人在同一行，移至左侧空一字的位置。
2.主体（1）标题1）公文标题的三要素①发文机关用全称或规范化的简称。
②发文事由是对公文中心内容的提炼。
拟写事由要用介词“关于”，形成一个“关于┅┅的”语言形式。
③文种下行文的标题，三要素缺一不可；特殊情况下公告、通告的标题可以省略事由；任何情况下都不能省略文种。
2）公文标题的表现形式①完整的公文标题（三要素具全）。
②简化的公文标题A.只写事由和文种B.只写发文机关和文种C.只写文种①必须简要地概括出公文的主要内容，做到文题相符。
②标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
③标题的字数以不超过30个字为宜，较长时可分行排列，注意对称美观。
排三行时，按长短短或短短长的形式排列。
回行时要词意完整、间距适当，数字、年份不能回行中断。
4）格式写在红色反线下空2行处，用2号小标宋体字。
（2）主送机关是收受公文的机关，也是公文的行文对象。
1）注意的问题①下行文的主送机关可以有许多个。
上行文的主送机关只有一个。
②应使用全称或规范化简称、统称。
③会议纪要、通告、公告不写主送机关。
2）格式在标题下第二行左侧顶格写。
用3号仿宋体字标识。
回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标冒号。
（3）正文正文写在主送机关下一行。
每自然段左空2字，回行顶格。
数字、年份不能回行。
（4）附件是附属公文内容的文件或材料，是公文内容的补充说明或参考材料。
1）什么材料可以作为附件处理？①转发或批转性公文，把被转发或批转的公文当附件处理。
②随公文报送的统计表或其它说明材料，也按附件处理。
2）格式在正文下一行左空两格处，用3号仿宋体字标识，后标冒号和名称。
附件一般与正文装订在一起。
2）成文日期的格式与要求①写在落款下空一行的位置，右边要空出4格。
②应使用汉字书写，年月日要写全，不可省略年份。
（6）落款、印章或签署①落款盖一个公章的，不落款；盖两个公章的，也不落款；盖三个以上公章的，应落款，可用规范化的简称。
②印章1）公文除会议纪要、电报外，均应加盖印章。
2)印章要端正盖在成文日期的上方，距正文2mm——4mm处。
3)当联合行文需盖两个公章时，应将成文日期拉开，左右各空7个字。
两个公章平行排列，上不压正文，下压成文日期，主办机关印章在左侧。
主办机关名称排列在前，每排最多排三个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切。
公章对应盖在机关名称之上。
成文日期在最后一排公章之下空一行、右空2个字的位置上。
5)行政机关联合向上行文，由主办单位加盖印章即可；联合下发的公文，发文机关都应加盖公章。
③签署是发文时，由机关领导人在公文落款处签写姓名或加盖签名章。
只限以行政机关负责人名义发布的命令（令）和议案。
特殊说明：当公文排版后所剩空白不能容下印章时，应采用调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面。
（7）附注指在正文中不宜说明的事项。
1）对公文是否可以公开发布、可以翻印的要求。
2）对公文中生僻词语、专业术语、引语出处的解释。
3）阅读范围的规定。
上行文不需规定阅读范围。
附注的位置写在成文日期下一行居左空两格处，外加圆括号，用3号仿宋体字。
3.版记版记置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。
首先用一条黑色粗实反线在末页下端三分之一处隔开。
版记中各要素之间均加一条反线，宽度同版心。
共计三条黑线。
（1）主题词主题词是用以揭示公文基本内容并经过规范化处理的词语。
1）主题词表每一类主题词分为固定码区和自由码区。
《国务院公文主题词表》所列主题词被称为固定码区主题词；国务院直属各部门及各省区办公厅制定的各自行业的《XX类主题词表》被称为自由码区主题词。
2）主题词的标注一份公文主题词的数量是五到七个。
最后一个是文种词。
主题词三字用3号黑体；词目用3号小标宋体字。
3）格式主题词位于版记第一条黑色反线上，顶格写“主题词”三个字，并加冒号。
后边是从主题词表中找出来的主题词，词与词之间空一格，不加标点。
（2）抄送指除主送机关以外的其他需要告之公文内容的上级、下级和不相隶属机关。
向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
1）格式在版记第一道反线下一行左空一格处用3号仿宋体字标注“抄送”，后加冒号，再排印抄送机关名称。
抄送机关名称回行时与上一行抄送机关名称对齐，右侧空一格。
2）要求①抄送机关名称应按一定顺序排列。
②各抄送机关名称之间用顿号或逗号隔开，最后一个抄送机关名称之后用句号。
③抄送机关的名称应当使用全称或规范化简称、统称。
位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占2行位置，用3号仿宋体字。
这两项要素在同一行。
印发份数在第三条黑线下偏右处注明共印多少份，外加小括号。
公文的特定格式有三种：即信函式、会议纪要式、命令式。
1.信函式格式信函式格式的公文主要用于处理日常事务的平行文。
信函式公文的发文机关名称上边缘距上纸边的距离为30mm。
用小标宋体字，字号由发文机关酌定。
发文机关全称下4mm处为一条武文线（双线，上一条粗，下一条细），距下纸边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线均为170mm。
发文机关名称及双线均为红色。
发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。
发文字号下空1行标识公文标题。
如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。
2.会议纪要格式：这种会议纪要的格式指的是各级国家行政机关的办公会议纪要（即简报式会议纪要）。
会议纪要标识由“XXXX会议纪要”或“发文机关领导人职务+会议纪要”组成。
位置是发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。
用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。
会议纪要不加盖印章。
（二）公文行文规范1.党政分开行文2.根据隶属关系行文3.根据职权范围行文（三）公文其它规范1.文字排列规范横写、横排，正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。
2.公文印装规范正文文字的每行长度与版心宽度相等。
一律左侧装订，书写和排印时在纸面上要留出装订线28mm。
（1）标题中数字的用法应使用阿拉伯数码。
但标题较短时，可以使用汉字数字。
（2）结构层次序数公文结构层次序数为：一、（一）1.（1）（3）倍数的用法倍数的关系用乘法表示，增加可以用倍数表示，减少不能用倍数表示。
汉字数字有大小写两种：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾O、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十公文中的数字需要用汉字标识时，应用小写汉字数字。
要注意阿拉伯数字“0”与汉字“O”的区别。
4.公文引用规范（1）人名除特别著名人物外，一般都要写出姓名，不得写成姓加职务。
（2）地名1）地名在单独使用时，要写全称，不能用简称；但两个以上地名连用时，可以用简称。
2）县、乡等地名使用时，前面应冠上一级行政区域名称。
（3）文件名1）引用文件名应用全称并保持前后一致，如文件名太长，要使用简称时，应在文件名称之后注明。