涉外合同按简繁的不同，尽管可以采取不同书面形式，如确认书(Confirmation)、备忘录(Memorandum)、订单(Order)、正式合同(Contract)、协议书(Agreement)等等，但是一般都包含如下几个部分：
一、合同名称(Title)
二、前文(Preamble)
1.订约日期和地点
Dateandplaceofsigning
2.合同当事人及其国籍、主营业所或住所
Signingpartiesandtheirnationalities,principalplaceofbusinessorresidenceaddresses
3.当事人合法依据
Eachparty'sauthority，比如，该公司是“按当地法律正式组织而存在的”(acorporationdulyorganizedandexistingunderthelawsofXXX)
4.订约缘由/说明条款
RecitalsorWHEREASclause
叁、本文(Body)
1.定义条款(Definitionclause)
2.基本条款(Basicconditions)
3.一般条款(Generaltermsandconditions)
a.合同有效期(Duration)
b.合同的终止(Termination)
c.不可抗力(ForceMajeure)
d.合同的让与(Assignment)
e.仲裁(Arbitration)
f.适用的法律(Governinglaw)
g.诉讼管辖(Jurisdiction)
h.通知手续(Notice)
i.合同修改(Amendment)
j.其它(Others)
四、结尾条款(WITNESSclause)
1.结尾语，包括份数、使用的文字和效力等(Concludingsentence)
2.签名(Signature)
3.盖印(Seal)
以上的格式和内容并非一成不变，当事人可以根据各自交易情况做出调整或增删。
用词方面
一、多用正式或法律上的用词，比如：
·AttherequestofPartyB,PartyAagreestosendtechnicianstoassistPartyBtoinstalltheequipment.
应乙方要求，甲方同意派遣技术人员帮助乙方安装设备。assist较help正式;
·ThepersonnelshallnottopartakeinanypoliticalactivitiesinIraq.
所有人员不得参加伊拉克国内的任何政治活动。partakein较takepartin正式;
·TheEmployershallrendercorrecttechnicalguidancetothepersonnel.
雇主应该对有关人员给予正确技术指导。render较give正式;
·PartyAshallrepatriatethepatienttoChinaandbearthecostofhispassagetoGuangzhou.
·ThisContractshallbegovernedbyandconstruedinaccordancewiththelawsofChina.
本合同受中国法律管辖，并按中国法律解释。construe较explain,interpret正式;
·TheEmployermayobjecttoandrequiretheContractortoreplaceforthwithanyofitsauthorizedrepresentativeswhoisincompetent.
·TheChairpersonmayconveneaninterimmeetingbasedonaproposalmadebyone-thirdofthetotalnumberofdirectors.
董事长可以根据董事会过1/3董事的提议而召集临时董事会议。convene,interim都是正式用词。
·Incaseonepartydesirestosellorassignallorpartofitsinvestmentsubscribed,theotherpartyshallhavethepreemptiveright.
如一方想出售或转让其投资之全部或部分，另一方有优先购买权。法律用词assign较transfer正式.
·Inprocessingtransactions,themanufacturersshallneverhavetitleeithertothematerialsorthefinishedproducts.
加工贸易中，厂方无论是对塬料还是成品都无所有权。法律用词title较ownership正式.
·Theterm"Effectivedate"meansthedateonwhichthisAgreementisdulyexecutedbythepartieshereto.
“生效期”指双方合同签字的日子。法律用词execute较sign正式.
与口头表述不同，合同是法律性的正式书面文件，使用正式的、法律的用词是必要的。合同起草者应多加强这方面的学习。
二、多使用"here"，"there"，"where"等前缀：
hereafter=afterthistime;今后
hereby=bymeans/reasonofthis;特此
herein=inthis;此中，于此
hereinafter=laterinthiscontract;在下文
thereafter=afterwards;此后，后来
thereby=bythatmeans;因此;由此;在那方面
therein=fromthat;在那里;在那点上
thereinafter=laterinthesamecontract;以下;在下文
whereby=bywhat;bywhich;由是;凭那个
wherein=inwhat;inwhich;在哪里;在哪点上
……
是不是有点头昏眼花初学时确实容易搞混，告诉你个小窍门，here代表this，there代表that，where代表what/which，就容易记多了。
叁、多用"shall"代替"will"或"should"加强语气和强制力。
·ThisContractshallbecomeeffectiveuponandfromthedateonwhichitissigned.
本合同签字生效。
·ThisContractshallbewritteninEnglishinfourcopies.Eachpartyshallkeeptwocopies.
本合同应以英文写成，一式四份，双方各持两份。
合同中，shall并非单纯表示将来时，而常用来表示法律上可强制执行的义务，具有约束力，宜译为“应”、“应该”、“必须”;will无论语气还是强制力要比shall弱，宜译为“将”、“塬”、“要”;should通常只用来表示语气较强的假设、比如“万一”。[page]
用语方面
一、力求严谨，明白无误：
·ThefollowingdocumentsshallbedeemedtoformandbereadandconstruedasanintegralpartofthisContract.
下列文件应被认为、读作、解释为本合同的组成部分;
·ThisContractcanonlybealtered,amendedorsupplementedinaccordancewithdocumentssignedandsealedbyauthorizedrepresentativesofbothparties.
·AllactivitiesofABCCo.shallbegovernedbythelaws,decreesandpertinentrulesandregulationsofChina.
ABC公司的一切活动必须受中国的法律、法令和有关规章条例的管辖。
二、多用主动语态，少用被动语态：
·PartyBisherebyappointedbyPartyAasitsexclusivesalesagentinSingapore.(不宜)
乙方被甲方委托为在新加坡的独家销售代理商;
·PartyAherebyappointsPartyBasitsexclusivesalesagentinSingapore.(适宜)
甲方委托乙方为在新加坡的独家销售代理商;
叁、多用现在时，少用将来时，尽管很多条款规定的是合同签订以后的事项：
·LicenseemayterminatethisContract90daysafterawrittennoticethereofissenttoLicensoruponthehappeningofoneofthefollowingevents:
当有下列事件之一发生，被许可人提前90天向许可人发送书面通知后，可以终止合同：
1.LicensorbecomesinsolventoraliquidatorofLicensorisappointed;
许可人无力偿付债务或其破产清算人以被指定;
2.ThepatentdescribedinArticle2isnotissuedwithin30daysfromsigningthisContract;and
第二条规定的专利未在签约后30天之内发布;
3.LicensorfailstoperformitsobligationsunderthisContract.
许可人未能履行其合同义务。
四、直接表达方式用得多，间接表达方式用的较少：
·ThisArticledoesnotapplytobondholderswhohavenotbeenpaidinfull.(用得少)
本条款不适用于尚未全部偿付的债券持有者。
·ThisArticleappliesonlytobondholderswhohavebeenpaidinfull.(用得多)
本条款只适用于已全部偿付的债券持有者。
五、尽量使用一个动词，避免使用“动词+名词+介词”的同意短语：
·PartyAshallmakeanappointmentofitsrepresentativewithin30daysaftersigningtheContract.
·PartyAwillgiveconsiderationtoPartyB'sproposalofexclusiveagency.
甲方愿意考虑乙方独家代理的建议。宜用consider代替giveconsiderationto.
六、下列特殊用语使用频繁：
1.WHEREAS鉴于
正式而重要的合同，尤其是英美法系的合同，多用它在前文中引出签约背景和目的，起连词作用：
WHEREAStheEmployerisdesirousthatmanpowercanberenderedavailablefortheconstructionofHigh-RiseResidentialComplexinBaghdad,Iraq;
鉴于雇主欲请劳动力建造伊拉克巴格达的高层住宅综合大楼;
WHEREAStheContractorisdesiroustoprovidethemanpowerfortheWorks;
鉴于承包人想为此工程提供劳动力;
2.WITNESS证明
在合同前文中常用作首句的谓语动词：
ThisAgreement,madeby...
WITNESSES
WHEREAS...,itisagreedasfollows:
本协议由……签订证明：鉴于……特此达成协议如下：
3.INWITNESSWHEREOF作为所协议事项的证据：
该短语常用于合同的结尾条款：
INWITNESSWHEREOF,thepartieshaveexecutedthisContractinduplicatebytheirdulyauthorizedrepresentativesonthedatefirstabovewritten.
4.INCONSIDERATIONOF以……为约因/报酬
约因是英美法系的合同有效成立要件之一，没有则合同不能依法强制履行。但是，大陆法系的合同则无此规定。
NowTherefore,inconsiderationofthepremisesandthecovenantsherein,contained,thepartiesheretoagreeasfollows:
兹以上述各点和契约所载条款为约因，订约双方协议如下：
InconsiderationofthepaymenttobemadebyPartyAtoPartyB,PartyBherebycovenantswithPartyAtocompletethebuildinginconformitywiththeprovisionsoftheContract.
乙方特此立约向甲方保证按合同规定完成工程建设，以取得甲方所付的报酬。
5.NOW,THEREFORE兹特
此短语用于WHEREAS条款之后引出具体协议事项的常用开头语，并与其后hereby的结合。如果无HEREAS条款，则本短语可省略：
NOW,THEREFORE,it'sherebyagreedandunderstoodasfollows;
兹特协议和谅解如下：
6.NOWTHESEPRESENTSWITNESS兹特立约为据
本句话也是用于WHEREAS条款之后引出具体协议事项。
PRESENTS=thepresentwritings是主语，WITNESS是谓语：
NOWTHESEPRESENTSWITNESSthatitisherebyagreedbetweenthepartiesheretoasfollows:
兹特立约为据，并由订约双方协议如下：
7.INTHEPRESENCEOF见证人
INTHEPRESENCEOFthepartiesheretohavehereundersettheirrespectivehandsandseals:
作为协议事项的证据，订约双方各自签名盖章如下：
ForandonbehalfthefirstParty(甲方代表)：
TheEMPLOYER(雇主)…
Capacity(职位)…
InthePresenceof(见证人)…
Address(地址)…
ForandonbehalfoftheSecondparty(乙方代表):
TheCONTRACTOR(承包人)…
Address(地址)….
涉外合同的其他表达方式
涉外合同还采用下列表达方式，使其更加完整、简洁、醒目、结构严谨、主次分明：
1.采用大小标题、分章、分条、分款、分项书写。
2.使用附录(Annex)、一览表(Schedule)等形式详列某些必要的细节作为合同的组成部分。
3.在合同前文之后使用定义(Definition)条款—把合同中反复出现的用语加以界定意义并赋予简称，既避免解释上的分歧，又能使合同简洁：
Article1:Definitions
1.1TheTermsasusedhereinshallhavethefollowingmeanings:
1.1.1Theterm"Products"meanstheproductsspecifiedinAnnex2.
1.1.2Theterm"components"meansanyassembledorunassembledpartsoftheProducts.
4.合同某些需要强调的部分用大写字母书写以资醒目;
ThisAGREEMENT…WITNESSESthatWHEREAS…andWHEREAS…NOWTHEREFORE,inconsiderationofitisherebyagreedasfollows:
5.用“括号+简称”的方式把合同中反复出现的重要词语简化，以达到准确、简洁的目的：
ForeignAdvanceBroadcastingLtdofAmsterdam,Holland(hereinaftercalled'LICENSOR")andChinaBroadcastingProductsFactory(hereinaftercalled"LICENSEE")agreetosignthisContractwiththetermsandconditionsasfollows:
6.用“数字+文字”的方式把合同中某些重要的金额、数量、期限等加以强调，以资醒目：
US$4500(SayUS.DollarsFourThousandFiveHundredonly)
INVESTORwillassistCHINESE,PARTYtoconstructapapermillinGuangdongProvince,China,withaplannedcapacityofOneMillion(1000000)metrictonsperyear.
涉外合同撰写人员的其他注意事项：
一、要能草拟多样的涉外合同：
·要能写各种标的的合同，如以资金、技术、劳务、信息、运输等为标的的合同;
·要能写各种贸易方式的合同—不但会写单项贸易合同，也要会写包括多项贸易方式的合同，如包括商品购买、技术转让、安装维修培训服务在内的整套设备进口合同。
·要能草拟符合各国法律要求的合同—较为复杂的英美法系的合同;较为简单的大陆法系的合同;有所差别的社会主义法系的合同。
二、正确理解和使用合同的形式:
叁、简化合同格式和内容:
坚持使用书面合同的塬则的同时，可以根据实际情况简化合同格式和内容，简化的塬则如下：
·贸易方式较简单的交易，可使用简便的表格式合同—将常用合同项目预先印成表格，然后把协商同意的内容逐项填入表中，送请对方核对签字;
·与大陆法系国家或其他国家的商人签约，没必要使用英美法系合同前文中的订约缘由条款。比如，可将“ThisAgreement,made...WHEREAS...andWHEREAS...NOW,THEREFORE,inconsiderationof...itisherebyagreedasfollows:”的冗长文句简化为：“ThisAgreementismade...Itismutuallyagreedasfollows:”
·有了“签约地点”，一般可省去“适用法律”和“诉讼管辖”条款;
·“通知手续”和“完整条款”，若不是重要正式合同，可省略;
·已有双方合法代表亲笔签字，合同可以不再盖印;
·注意：合同的基本条款不能省略;不要因简化而忽略了合同的合法性、全面性、明确性和严密性。
四、合同用词和用语的改革:
与基础英语相比，合同的词语较复杂、繁冗、晦涩、难读。因此，国外，特别是美国要求法律文件的格式和语言应当现代化的唿声愈来愈强烈。RobertE.Swindle早在美国1980年出版的TheBusinessCommunicator一书中就写到："...legalandquasilegaldocumentscanandarebeingwrittenineverydaylanguage.Severalleadingcompaniesarerewritingtheirlegalformsvoluntarily,andtheStateofNewYorkrecentlypassedalawrequiringthatbusinesseswriteconsumercontractsinnontechnicallanguage.Additionally,thePresidentoftheUnitedStateshasdirectedalladministrativeagenciestowritefutureregulationsinwhathetermedplainEnglishforachange."
作为非英美发系的非英语国家，我们应该怎麽应对Steven认为，万事都有个渐变的过程，长年累月沉淀下来的习惯不是一下就能改变的。所以我们首先还是应该先通晓传统的英语合同格式和用语，在精通的基础上，才能谈得上根据实际情况进行进一步的格式和用语方面的改革，否则，一切都是经不起推敲的。